Elektronische Kommunikation

Die Stadt Waldkraiburg hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Waldkraiburg publizierten E-Mail-Adressen. Die Stadt Waldkraiburg eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

Formfreie Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.
E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.

Formgebundene Schreiben
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Art. 3 Nr. 12 EU-VO Nr. 910/2014 (eIDAS) versehen sein.
Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse poststelle(at)waldkraiburg.de

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

1. Die Stadt Waldkraiburg nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.
1.1. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Microsoft Office Formate ohne Makros (*.docx, *.xlsx, *.pptx)
- Portable Data File (*.pdf)
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
- Tag Image File Format (*.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)

1.2. E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

1.3. Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Sollten Dateiformate nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung an die Absenderadresse.

2. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte angenommen.

3. Dateien in den unter Ziffer 1.1. genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das zip-Format bzw. 7z-Format zu wählen.

4. Die Stadt Waldkraiburg akzeptiert qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines EU-Mitgliedsstaates beruhen (Art. 25 Abs. 3 EU-VO Nr. 910/2014 - eIDAS).

5. Die Stadt Waldkraiburg nimmt zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung elektronischer Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.

6. Die Stadt Waldkraiburg bietet Online-Services im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.

7. Die Stadt Waldkraiburg verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden. Sollte dies fälschlicherweise geschehen, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Sachbearbeiter.

8. Wird per E-Mail an die Stadt Waldkraiburg herangetreten, geht die Stadt Waldkraiburg davon aus, dass Sie mit der Kommunikation auf diesem Wege einverstanden sind und diese so stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

9. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist.

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Weg zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung, der Ihnen gerne weiterhilft.